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Produkt Unternehmensindividuelle Lösungen

Unternehmensspezifisches elektronisches Ausschreibungssystem für die Lieferantenbeschaffung

icitech entwickelt für Beschaffungsteams in Produktion, Handel, Energie, Bau, Tourismus, Logistik, Finanzdienstleistung und Holdingstrukturen eine elektronische Ausschreibungsplattform, die auf die Beschaffungsrichtlinien, Freigabemechanismen, Ausschreibungsarten, Lieferantenstruktur und ERP-Architektur des jeweiligen Unternehmens abgestimmt ist. Kein Standardpaket, sondern eine Plattform, die Ihr Beschaffungsmodell abbildet — vom Bestellantrag bis zum Vertragsabschluss in einem durchgängigen digitalen Prozess.

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Unternehmensspezifisches elektronisches Ausschreibungssystem für die Lieferantenbeschaffung

02 Problem

Eine Plattform, die von Ihrem Beschaffungsmodell ausgeht — nicht von einem Standardpaket

Manuelle E-Mail-Korrespondenz und Excel-basierte Angebotsprozesse verursachen bei wachsendem Beschaffungsvolumen sowohl Kontroll- als auch Wettbewerbsverluste. ICITECHs Lösung für die elektronische Ausschreibung behebt dieses Problem, ohne dass das Unternehmen seine bestehenden Abläufe grundlegend umstrukturieren muss. Ausschreibungstypen, Bewertungskriterien, Freigabematrizen und die Lieferantenerfahrung werden anhand des unternehmenseigenen Beschaffungssteuerungsmodells konzipiert. Das Ergebnis ist ein transparenter, nachvollziehbarer und revisionssicherer digitaler Beschaffungsprozess.

Eine Plattform, die von Ihrem Beschaffungsmodell ausgeht — nicht von einem Standardpaket
Eine Plattform, die von Ihrem Beschaffungsmodell ausgeht — nicht von einem Standardpaket

03 Fähigkeiten

Ausschreibungserstellung und kategoriebasierte Prozesssteuerung

Beim Anlegen einer neuen Ausschreibung definiert das Beschaffungsteam Produkt- oder Leistungskategorie, technische Spezifikation, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, Angebotsfristen und einzuladende Lieferanten. Für unterschiedliche Kategorien — Dienstleistungsbeschaffung, Rohstoffeinkauf oder Investitionsgüter — lassen sich separate Ausschreibungsvorlagen und Bewertungskriterien hinterlegen. Jede Ausschreibung beginnt mit den für die Kategorie relevanten Datenfeldern und durchläuft den gesamten Prozess in einer konsistenten Struktur.

Elektronische Auktion und dynamisches Bietverfahren

  • Lieferanteneinladung, Eignungsprüfung und Angebotsverwaltung

    Bevor Lieferanten zu einer Ausschreibung eingeladen werden, können finanzielle, rechtliche, technische und qualitätsbezogene Eignungskriterien über die Plattform geprüft werden. Zertifikate, Referenzen und Pflichtdokumente werden digital erfasst; abgelaufene Unterlagen werden automatisch gekennzeichnet. Nur Lieferanten, die das festgelegte Eignungsniveau erfüllen, werden in den Ausschreibungsprozess aufgenommen. Eingeladene Lieferanten laden ihre Angebote, Preislisten und technischen Unterlagen über das Portal hoch; alle Angebote bleiben bis zum Ablauf der Frist vertraulich und werden nach den unternehmensseitig definierten Regeln geöffnet.

  • Elektronische Auktion und dynamisches Bietverfahren

    Bei Bedarf kann ein dynamisches Modul für elektronische Auktionen aktiviert werden. Lieferanten können ihre Angebote innerhalb eines definierten Zeitraums aktualisieren und erhalten — entsprechend den festgelegten Sichtbarkeitsregeln — Informationen zur Rangfolge oder Preisdifferenz. Zeitverlängerung, Mindestgebotsschritt, Ober- und Untergrenzen sowie automatische Schließungsregeln werden projektspezifisch konfiguriert.

  • Technische und kaufmännische Bewertung

    Ausschreibungen müssen nicht ausschließlich nach dem Preis bewertet werden. Technische Eignung, Qualität, Lieferzeit, Gewährleistung, Zahlungsbedingungen und Lieferantenperformance können gewichtet einfließen. Verschiedene Fachabteilungen füllen ihre jeweiligen Bewertungsbereiche unabhängig voneinander aus; das System konsolidiert die Ergebnisse gemäß dem definierten Scoring-Modell und stellt eine vergleichende Übersicht zur Entscheidungsunterstützung bereit.

  • KI-gestützte Angebotsanalyse

    Auf Wunsch können KI- und LLM-Funktionen in den Ausschreibungsprozess integriert werden. Das System kann umfangreiche Angebotsunterlagen zusammenfassen, vergleichbare Positionen gegenüberstellen und kritische Unterschiede zwischen Lieferanten sichtbar machen. Fragen wie „Welcher Lieferant bietet die günstigsten Lieferbedingungen?" oder „In welchen Angeboten weichen die kritischen Positionen der technischen Spezifikation ab?" können in natürlicher Sprache gestellt werden. Die KI-Ausgaben dienen dem Beschaffungsteam als Analyseunterstützung; die abschließende Entscheidung verbleibt stets beim Team.

  • Dokument-, Spezifikations- und Fragen-Antworten-Management

    Technische Spezifikationen, Vertragsentwürfe, Zeichnungen und Ausschreibungsunterlagen werden über das Portal veröffentlicht. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass nachvollziehbar ist, welcher Lieferant welchen Dokumentenstand erhalten hat. Der Fragen-Antworten-Prozess wird zentral geführt; allgemeine Fragen eines Lieferanten können nach Festlegung des Unternehmens mit allen Teilnehmern geteilt werden.

  • Mehrstufige Freigabe und rollenbasierte Zugriffssteuerung

    Ausschreibungsfreigabe, Lieferantenliste, Ergebnisfreigabe und Vertragsentscheidung können verschiedenen Managementebenen zugeordnet werden. Mehrstufige Freigabe-Workflows werden nach Betrag oder Kategorie konfiguriert. Rollenbasierte Zugriffssteuerung, Angebotsvertraulichkeit und Transaktionsprotokolle bilden die grundlegende Sicherheitsschicht der Plattform.

  • Integration mit ERP- und Beschaffungssystemen

    Die Lösung kann mit SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle und den bestehenden Beschaffungssystemen des Unternehmens integriert werden. Lieferanten-, Material-, Kategorie- und Bestellantragsdetails werden aus dem ERP übernommen. Nach Abschluss einer Ausschreibung werden der freigegebene Lieferant und die Preisangaben zurück ins ERP übertragen; der Bestellprozess kann automatisch angestoßen werden.

04 So funktioniert es

BI und Einsparungsanalyse

In den Verwaltungsübersichten lassen sich Kennzahlen wie Gesamtausschreibungsvolumen, Angebotsanzahl, Preisdifferenzen, kategoriebezogene Einsparungen, Lieferantenbeteiligungsquote und Prozessdauer verfolgen. Über die BI-Integration können Ausschreibungsdaten mit der Beschaffungsanalytik des Unternehmens zusammengeführt und in das Management-Reporting überführt werden.

Elektronische Auktion und dynamisches Bietverfahren
BI und Einsparungsanalyse

  1. Flexible Architektur für Mehrgesellschafts- und Holdingstrukturen

    In Holdingstrukturen können verschiedene Gesellschaften dieselbe Plattform nutzen und dabei jeweils ihre eigenen Beschaffungsrichtlinien, Freigabematrizen und Lieferantenpools separat verwalten. Gruppenweite Beschaffungsteams können in gemeinsamen Kategorien konsolidierte Ausschreibungen öffnen. Diese Architektur stärkt die unternehmensweite Beschaffungsstandardisierung, ohne die Flexibilität lokaler Einheiten einzuschränken.

  2. Transparenz und Prüfpfad

    Angebotsänderungen, Dokumenten-Uploads, Fragen-Antworten-Aufzeichnungen, Freigaben und Ergebnisentscheidungen werden mit Zeitstempel gespeichert. Welcher Benutzer welche Entscheidung wann getroffen hat, wird als unveränderlicher Prüfpfad im System gehalten. Der gesamte Prozess ist damit nachträglich vollständig rekonstruierbar und erfüllt die Anforderungen interner und externer Revision.

05 Dieselbe Gruppe

Weitere Produkte

06 FAQ

Häufig gestellte Fragen

01Für welche Branchen und Unternehmensgrößen ist die Plattform geeignet?

Die Plattform richtet sich an Unternehmen aus Produktion, Energie, Bau, Logistik, Handel, Tourismus, Finanzdienstleistung und Holdingstrukturen. Branchenspezifische Ausschreibungs- und Lieferantenanforderungen werden von Beginn an in der Konfiguration berücksichtigt.

02Ist eine Integration in unser bestehendes ERP-System möglich?

Die Plattform kann mit SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle und vergleichbaren ERP-Systemen integriert werden, sodass Beschaffungsdaten nicht doppelt gepflegt werden müssen.

03Wie läuft die Lieferanteneignungsprüfung ab?

Lieferanten werden bei der Registrierung anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien geprüft und gefiltert, bevor sie zur Ausschreibung eingeladen werden. Das reduziert den manuellen Prüfaufwand und schließt nicht qualifizierte Anbieter frühzeitig aus.

04Was leistet das Modul für elektronische Auktionen?

Es schafft einen strukturierten, automatisierten Verhandlungsrahmen, in dem Lieferanten unter definierten Regeln wettbewerbsfähige Angebote abgeben können. Der gesamte Prozess bleibt transparent und revisionssicher.

05Welchen Nutzen bringt die KI-gestützte Angebotsanalyse?

Eingegangene Angebote werden automatisch zusammengefasst und gegenübergestellt, sodass kritische Unterschiede und Kostenabweichungen schnell erkennbar sind. Entscheidungsträger können sich auf wesentliche Punkte konzentrieren, statt jedes Angebot manuell zu sichten.

06Wie werden mehrstufige Freigabeprozesse abgebildet?

Freigabestufen und Verantwortliche werden anhand von Parametern wie Auftragswert, Kategorie oder Organisationseinheit definiert. Jeder Schritt wird protokolliert, sodass Verzögerungen im Freigabeprozess eindeutig nachvollzogen werden können.

07Kann die Plattform mehrere Gesellschaften innerhalb einer Holdingstruktur abbilden?

Ja, die flexible Architektur ermöglicht es jeder Gesellschaft, mit eigenen Richtlinien und Benutzerrechten unabhängig zu arbeiten, während auf Holdingeben konsolidierte Berichte verfügbar sind. Zentrales Controlling und dezentrale Operationen lassen sich so verbinden.

08Wie werden Lieferantenfragen während der Ausschreibung gehandhabt?

Fragen und Antworten werden zentral über die Plattform erfasst und können nach Festlegung des Unternehmens gleichzeitig mit allen eingeladenen Lieferanten geteilt werden. Das beseitigt Informationsasymmetrien und schafft einheitliche Wettbewerbsbedingungen.

09Welche Garantien bietet die Plattform für Transparenz und Revision?

Jede Aktion im System hinterlässt einen unveränderlichen Prüfpfad mit Benutzer, Zeitstempel und Vorgang. Diese Aufzeichnungen sind direkt für interne Revision oder externe Compliance-Prüfungen verwendbar.

10Wie lange dauert die Einführung, und ist eine Schulung der Beschaffungsteams erforderlich?

Die Einführungszeit hängt von der bestehenden Infrastruktur und dem Anpassungsumfang ab; ein phasenweises Rollout-Modell sorgt für einen unterbrechungsfreien Betrieb. Beschaffungsteams erhalten rollenspezifische Schulungen und Vor-Ort-Unterstützung.

07 Kontakt

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