01 Referenzprojekt · Tourismus und Hotellerie
icibot: Die Plattform für digitales Gästeerlebnis in der Hotellerie
icitech hat icibot entwickelt, damit Beherbergungsbetriebe Gästekommunikation, Serviceanfragen und Zusatzumsatzpotenziale in einer einzigen digitalen Plattform führen können. Die Infrastruktur verbindet jeden Schritt der Gästereise – von der Buchung bis zum Check-out – mit den vorhandenen Hotelmanagementsystemen und adressiert betriebliche Effizienz und Gästezufriedenheit gemeinsam.
01Herausforderung
Unterbrochene Abläufe im Hotelbetrieb
In der klassischen Hotelkommunikation erreichen Gäste Informationen über Telefon, Rezeption oder voneinander unabhängige Bildschirme – und müssen dasselbe Anliegen wiederholt bei verschiedenen Mitarbeitenden vorbringen. Das Personal wiederum verwendet operative Zeit darauf, eingehende Anfragen nachzuhalten. Diese Lücken beeinflussen sowohl die Servicequalität als auch die Fähigkeit des Betriebs, Zusatzleistungen zu vermarkten. icibot überführt die Kommunikation zwischen Hotel und Gast in einen einheitlichen digitalen Ablauf und steuert diesen Prozess vollständig integriert.
02Ansatz
Die technische Basis, die icitech entwickelt hat
icitech hat für icibot eine skalierbare und leistungsfähige Softwarearchitektur aufgebaut. Das Systemdesign berücksichtigt die Integrationsanforderungen von Beherbergungsbetrieben unterschiedlicher Größe gegenüber bestehenden PMS- und Hotelmanagementsystemen. Die Inbetriebnahme eines neuen Betriebs folgt einem planbaren Ablauf: Integrationspunkte, Zugriffsrechte und Inhaltskonfiguration werden in klar definierten Schritten eingerichtet. So können Hotels digitale Gästeservices einführen, ohne ihren bestehenden Betriebsablauf grundlegend umzustellen.
icitech hat für icibot eine skalierbare und leistungsfähige Softwarearchitektur aufgebaut.
03Lösung
Personalisierte Kommunikation und Datenschutz
icibot enthält eine Automatisierungsschicht, die personalisierte Angebote, Servicehinweise und Aufenthaltsinformationen zur richtigen Zeit an die richtigen Gästegruppen ausspielt. Kommunikationsqualität steht vor der Nachrichtenmenge; Präferenzverwaltung, Inhaltspriorisierung und Mehrsprachigkeit sind fester Bestandteil des Erlebnisdesigns. Der datenschutzkonforme Umgang mit Gästedaten – entsprechend den Anforderungen der DSGVO sowie KVKK – wurde von Beginn an als Teil der technischen Lösung konzipiert. Datensparsamkeit und Genehmigungsprozesse wurden bereits in der Aufbauphase der Plattform verankert.
04Ergebnis
Betriebliche Effizienz und Zusatzumsatzsteuerung
Wenn Gäste rechtzeitig über Restaurantangebote, Aktivitäten und besondere Erlebnisse im Haus informiert werden, steigt die Kapazität des Betriebs, Zusatzumsatzpotenziale auszuschöpfen. icibot fasst Information und Anfrageverwaltung in einem einzigen Ablauf zusammen, verkürzt damit die Antwortzeiten im Service und erhöht gleichzeitig die Sichtbarkeit von Zusatzleistungen. Das Personal wendet weniger Zeit für wiederkehrende Orientierungsfragen auf; der Gast erreicht die benötigte Information oder Leistung direkt über die Plattform.
05Ergebnis
Nachhaltiges Onboarding und betriebliche Anpassung
Ob eine digitale Gästeplattform dauerhaft Mehrwert erzeugt, hängt nicht allein von der Softwareinfrastruktur ab, sondern auch davon, dass der tägliche Betrieb mit dem digitalen Erlebnis in Einklang gebracht wird. icitech hat aus dieser Erkenntnis heraus Mitarbeiterschulungen und Supportprozesse in den Projektumfang einbezogen. Hotelmitarbeitende wurden aktiv eingebunden – hinsichtlich der Pflege von Inhalten, der eigenverantwortlichen Bearbeitung von Gästeanfragen und der Handhabung von Ausnahmen. Die Konsistenz zwischen digitaler Plattform und physischem Service ist als Grundvoraussetzung für das Vertrauen der Gäste im Betriebsmodell verankert.
06Ergebnis
Projektergebnisse
Das icibot-Projekt wurde mit der Inbetriebnahme einer PMS-integrierten, KVKK- und DSGVO-konform ausgelegten digitalen Gästekommunikationsplattform abgeschlossen. Die skalierbare Architektur ermöglicht es Beherbergungsbetrieben unterschiedlicher Größe, auf einer gemeinsamen Technologiebasis zu arbeiten – einschließlich Automatisierung von Zusatzleistungen und Mehrsprachigkeit. Gästeanfragenverfolgung, personalisiertes Kampagnenmanagement und operative Berichterstattung sind in einer Plattform zusammengeführt.
03 FAQ
Häufig gestellte Fragen
01Für welche Art von Beherbergungsbetrieben ist icibot geeignet?
icibot ist für Betriebe jeder Größe konfigurierbar – vom kleinen Boutique-Hotel bis zur großen Hotelkette. Die Plattform lässt sich an unterschiedliche Kapazitäten und Geschäftsmodelle anpassen.
02Wie fügt sich icibot in das bestehende Hotelmanagementsystem ein?
icibot wird auf die vorhandene PMS-Infrastruktur aufgesetzt und erfordert keine Ablösung bestehender Systeme. Die Integration erfolgt über definierte Schnittstellen mit planbarem Aufwand.
03Wie greifen Gäste auf die Plattform zu?
Gäste erreichen icibot über einen Link oder QR-Code im mobilen Browser – ohne vorherige App-Installation. Dieser Ansatz senkt die Hemmschwelle zur Nutzung erheblich.
04Welche Serviceanfragen können über icibot übermittelt werden?
Standardanfragen wie Zimmerservice, Housekeeping und technischer Support können digital eingereicht werden. Anfragen werden automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet, was die Antwortzeiten verkürzt.
05Wie unterstützt die Plattform die Erschließung von Zusatzumsätzen?
icibot stellt Gästen während des Aufenthalts personalisierte Angebote und Upselling-Möglichkeiten bereit. Leistungen wie Restaurantreservierungen oder Spa-Pakete können direkt über die Plattform gebucht werden.
06Wie werden Gästedaten geschützt?
Die Plattform wurde auf einer Infrastruktur aufgebaut, die die Anforderungen von KVKK und DSGVO berücksichtigt. Datenschutzprotokolle sind so gestaltet, dass sie sowohl Gäste als auch den Betrieb schützen.
07Wie lange dauert das Onboarding des Personals?
Die Benutzeroberfläche ist bewusst einfach gehalten, sodass Teams nach kurzer Einarbeitungszeit produktiv arbeiten können. icitech bietet während der Inbetriebnahme sowohl Vor-Ort- als auch Remote-Unterstützung.
08Unterstützt icibot mehrere Sprachen?
Ja, die Plattform lässt sich für Inhalte und Kommunikation in mehreren Sprachen konfigurieren. Diese Funktion ist besonders relevant für Betriebe mit internationalem Gästeprofil.
09Kann die Gästekommunikation bereits vor der Anreise beginnen?
icibot ermöglicht es, ab der Buchungsbestätigung einen Kommunikationskanal mit dem Gast zu öffnen. Anreiseinformationen und Präferenzabfragen können in dieser Phase strukturiert verwaltet werden.
10Lassen sich die betrieblichen Ergebnisse der Plattform messen?
Anfrage-Antwortzeiten, Zusatzumsatzdaten und Gästezufriedenheitswerte sind über das System nachverfolgbar. Diese Daten bieten dem Management eine belastbare Grundlage für Prozessentscheidungen.