01 Referenzprojekt · Handel und Kundenbindung
mCommerce365 – ERP-Integration für den Außendienst
icitech hat mCommerce365 für B2B-Außendienstteams entwickelt, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten. Die Anwendung stellt dem Außendienstmitarbeiter beim Kundenbesuch sofort korrekte Preise, aktuellen Lagerbestand und die vollständige Auftragshistorie bereit – ohne manuelle Notizen, telefonische Rückfragen in der Zentrale oder doppelte Dateneingabe nach dem Besuch.
01Herausforderung
Medienbrüche zwischen Außendienst und ERP
In B2B-Distributions- und Produktionsunternehmen arbeiten Außendienstmitarbeiter häufig mit unvollständigen oder veralteten Informationen. Aktueller Lagerbestand, kundenspezifische Preise, Aktionsrabatte und Kontosalden liegen ausschließlich im ERP der Zentrale. Fehlt der direkte Zugriff, entstehen Umwege: der Mitarbeiter fragt telefonisch nach, erfasst Aufträge handschriftlich oder gibt die Daten nach dem Besuch erneut im System ein. In Regionen mit schlechter Mobilfunkabdeckung oder bei dicht getakteten Besuchsrouten beeinträchtigt dieser Medienbruch sowohl die Auftragsqualität als auch die Produktivität des Außendienstes.
02Ansatz
Native Integration in Business Central
Die entscheidende Architekturentscheidung von mCommerce365 ist die direkte Anbindung an das ERP – ohne Middleware und ohne parallele Datenbank. Business Central bleibt die einzige Datenquelle: Preise, Lagerbestand, Kundenstammdaten und Auftragshistorie werden nicht in ein separates System kopiert, sondern live aus dem ERP bezogen. Dieser Ansatz verhindert bereits auf Entwurfsebene, dass zwischen der Außendienst-App und den Finanz- und Lagersystemen eine zweite Datenschicht entsteht.
Die entscheidende Architekturentscheidung von mCommerce365 ist die direkte Anbindung an das ERP – ohne Middleware und ohne parallele Datenbank.
03Lösung
Arbeitsoberfläche für den Außendienstmitarbeiter
Beim Kundenbesuch öffnet der Mitarbeiter die Kundenkarte und sieht auf einem Bildschirm: die letzten fünf Aufträge, den aktuellen Lagerbestand, kundenspezifische Preise und Vertragskonditionen, Aktionsrabatte sowie den Kontosaldo. Produktsuche, Varianten- und Einheitenauswahl sowie die Auftragsanlage erfolgen direkt in dieser Ansicht. Besteht eine Internetverbindung, wird der Auftrag sofort an Business Central übertragen; fehlt die Verbindung, wird er auf dem Gerät gespeichert und bei Verbindungswiederherstellung automatisch synchronisiert. Aufträge lassen sich nach den Status In Progress, To be Synchronised und Completed verfolgen. Die rollenbasierte Zugriffssteuerung stellt sicher, dass ein Mitarbeiter ausschließlich sein eigenes Kundenportfolio sieht, während Führungskräfte die Gesamtübersicht des Teams erhalten.
04Ergebnis
Offline-Auftragserfassung
Nach der ersten Synchronisierung stehen Kundenstammdaten, Produktkatalog, Preislisten und operative Daten lokal auf dem Gerät zur Verfügung. Aufträge, die ohne Verbindung erfasst werden, behalten sowohl ihren vollständigen Umfang als auch die Preisgenauigkeit; die Übertragung an das ERP erfolgt automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Diese Funktionalität erweitert das Einsatzspektrum der Anwendung auf Branchen, in denen eine stabile Mobilfunkverbindung im Außendienst nicht immer gewährleistet ist – etwa FMCG, Lebensmitteldistribution, Baustoffe, Kfz-Ersatzteile, Pharma und Medizinbedarf, MRO, Textil und Agrarhandel.
05Ergebnis
Sicherheit und Plattformunterstützung
Die Anwendung unterstützt verschlüsselte Datenübertragung, Benutzer- und Geräteauthentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle sowie eine zentrale Widerrufssteuerung für Berechtigungen. Sie ist als Client für iOS- und Android-Smartphones und -Tablets verfügbar.
06Ergebnis
Projektergebnis
mCommerce365 zielt darauf ab, Aufträge vom Außendienst ohne einen zweiten manuellen Erfassungsschritt direkt in das ERP zu überführen. Sind Stammdaten und Projektumfang bereit, kann eine typische Auftragserfassungseinrichtung in rund einer Woche abgeschlossen werden; dies ist ein konditionierter Implementierungszeitraum des Herstellers. Indem die Außendienst-App und Business Central auf derselben Datenbasis operieren, soll das Risiko von Inkonsistenzen durch manuelle Eingaben an der Quelle reduziert werden.
03 FAQ
Häufig gestellte Fragen
01Mit welchem ERP-System ist mCommerce365 kompatibel?
Die Anwendung ist ausschließlich für die direkte Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgelegt. Andere ERP-Plattformen werden derzeit nicht unterstützt.
02Kann ein Außendienstmitarbeiter Aufträge ohne Internetverbindung erfassen?
Ja, die Anwendung unterstützt die Auftragserfassung im Offline-Modus. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, werden die Daten automatisch mit dem ERP synchronisiert.
03Sind die Preise im System stets aktuell?
Preise werden direkt aus Business Central bezogen und entsprechen daher jederzeit den aktuellen, kundenspezifischen Konditionen. Eine manuelle Aktualisierung ist nicht erforderlich.
04Müssen Aufträge vom Innendienst erneut ins System eingegeben werden?
Nein, im Außendienst erfasste Aufträge werden automatisch an das ERP übertragen. Ein zweiter Erfassungsschritt entfällt.
05Auf welchen mobilen Plattformen ist die Anwendung verfügbar?
Die Anwendung läuft auf iOS- und Android-Geräten und ist für verschiedene Smartphone- und Tablet-Modelle geeignet.
06Kann der Außendienstmitarbeiter den Lagerbestand während eines Kundenbesuchs einsehen?
Ja, der aktuelle Lagerbestand ist während des Gesprächs direkt abrufbar. Das reduziert das Risiko, Aufträge für Artikel anzulegen, die nicht lieferbar sind.
07Ist die Auftragshistorie eines Kunden im Außendienst abrufbar?
Die vollständige Auftragshistorie des Kunden ist in der Anwendung direkt einsehbar. Das ermöglicht besser vorbereitete Gespräche vor Ort.
08Wie ist die Datensicherheit der Anwendung gewährleistet?
Die Anwendung verwendet Authentifizierungs- und Verschlüsselungsverfahren nach unternehmensüblichen Sicherheitsstandards. Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert einschränken.
09Für welche Unternehmen ist mCommerce365 geeignet?
Die Lösung richtet sich an B2B-Außendienstteams, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten und regelmäßige Kundenbesuche durchführen. Unternehmen, die mehrere Regionen oder Handelspartnerkanäle steuern, gehören ebenfalls zur Zielgruppe.
10Wie lange dauert die Integration in bestehende Betriebsprozesse?
Der Aufwand richtet sich nach der vorhandenen Business-Central-Konfiguration und den unternehmensspezifischen Anforderungen. icitech führt vor der Implementierung eine Bedarfsklärung durch, um den Zeitplan verlässlich zu planen.