Producto Soluciones para turismo y hostelería
Convierta los eventos del hotel y las oportunidades MICE en un canal de ingresos digital
icitech configura el Sistema de Venta de Eventos GuestNY a medida de la organización para que hoteles y resorts trasladen conciertos, talleres, cenas privadas, bodas y eventos corporativos a un canal de venta digital. Diseñada para directores de operaciones y de ingresos que quieren ir más allá del alojamiento, la solución abarca el proceso de venta de eventos de extremo a extremo: reservas, control de capacidad, cobro y gestión de leads MICE, todo bajo un único modelo operativo.
02 El problema
Convierta el evento en un producto digital
Dentro del ecosistema GuestNY, actividades de salud y deporte, experiencias gastronómicas, música en directo y cursos pueden abrirse a la venta digital. Para cada evento se definen fecha, capacidad, contenido del producto y condiciones de venta, generando así una experiencia de compra o reserva en línea para el huésped. Esta estructura transforma la oferta del hotel en un producto con precio propio, sin depender únicamente de la venta de habitaciones. Clientes locales y personas que aún no se han alojado en el establecimiento pueden conocer la marca a través de un evento y pasar a formar parte de una nueva bolsa de huéspedes potenciales.
03 Capacidades
Gestión de reservas, capacidad y preaprobación
Las reservas de eventos y experiencias se administran desde un único panel. El huésped puede realizar una reserva a partir de una tarjeta regalo o de un producto de evento adquirido, digitalizando así el flujo entre venta y operaciones. En cuanto a la gestión de capacidad, GuestNY permite utilizar las tarjetas vendidas y las reservas como control de aforo, minimizando el riesgo de sobrecontratación en actividades o salones con plazas limitadas. Para los eventos en que la automatización no resulta suficiente, puede activarse un proceso de preaprobación que mantiene el control de la capacidad y de los huéspedes en manos del establecimiento.
Flexibilidad de pago y soporte multilingüe
La plataforma puede ofrecer pago en línea o, cuando el escenario lo permita, pago en el propio hotel. Esta flexibilidad posibilita configurar flujos de venta alternativos según el tipo de evento y el perfil del cliente. El soporte de GuestNY en más de 32 idiomas permite presentar el producto de evento en el idioma correcto para establecimientos con clientela internacional, ampliando así la accesibilidad de la oferta.
Potencial de ingresos MICE y B2B
La plataforma principal de GuestNY sitúa el potencial B2B y MICE como uno de los ejes de valor centrales de la solución. Reuniones, invitaciones privadas, experiencias corporativas y paquetes de eventos pueden convertirse en productos digitales y abrirse a la captación de nuevos clientes. Este enfoque permite al equipo de ventas empaquetar y lanzar al mercado determinadas experiencias MICE con antelación, en lugar de limitarse a responder a las solicitudes entrantes; al mismo tiempo, los datos CRM de GuestNY continúan alimentando el potencial B2B de este proceso.
Tienda de eventos white-label y experiencia de marca
Las páginas de evento pueden presentarse con la identidad de marca propia del hotel. El cliente realiza la compra directamente a través del canal digital del establecimiento, con independencia de plataformas externas de venta de entradas. Esta estructura traslada la experiencia de marca hasta el momento de la venta, especialmente en resorts, hoteles de bienestar, hoteles urbanos e instalaciones orientadas a eventos, y refuerza los ingresos del canal directo del hotel.
04 Cómo funciona
Flujo operativo entre departamentos
Cuando se vende un evento, pueden intervenir en el proceso varios departamentos: ventas y marketing, restauración, cocina, recepción y contabilidad. El enfoque de gestión de usuarios y accesos de GuestNY permite que distintos empleados actúen dentro de la plataforma y que los niveles de acceso se definan según las necesidades de la organización. En los proyectos de icitech, este proceso puede integrarse con la gestión de tareas de icistaff o con las herramientas operativas existentes en la organización.
Analítica de ventas y decisiones de producto
Las ventas de eventos pueden reportarse por fecha, categoría y producto. La visibilidad de ventas en tiempo real muestra qué formatos de evento generan mayor demanda y alimenta las decisiones comerciales sobre qué conciertos, talleres, brunchs o paquetes corporativos deben replantearse o reponerse en el catálogo.
Arquitectura de venta de eventos a medida de la organización
icitech aborda el enfoque de venta y reservas de GuestNY de forma conjunta con el CRM, el TPV, el BI, la infraestructura MICE o la plataforma de venta corporativa del hotel. La identidad de marca, los paquetes de productos, la estructura de capacidad y los requisitos de reporting se diseñan de forma específica para cada establecimiento. Este modelo, que combina la funcionalidad de una plataforma consolidada con la profundidad de integración empresarial, garantiza tanto una puesta en marcha ágil como una escalabilidad a largo plazo.
05 Mismo grupo
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06 Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
01¿Qué tipos de eventos puede gestionar el Sistema de Venta de Eventos GuestNY?
El sistema admite cualquier formato que ofrezca el hotel, desde bodas y eventos corporativos hasta conciertos y cenas privadas. Para cada tipo de evento pueden definirse reglas independientes de capacidad, precio y aprobación.
02¿Cómo funciona el proceso de preaprobación para determinadas reservas de eventos?
Ciertos eventos pueden redirigirse a revisión por parte del equipo de operaciones en lugar de confirmarse de forma automática. Esto permite gestionar de manera controlada los conflictos de aforo y las solicitudes que requieren preparación especial.
03¿Qué opciones de pago tienen los huéspedes para abonar un evento?
El sistema admite escenarios de pago flexibles, como el abono íntegro en el momento de la compra o el pago de una señal con liquidación del saldo en una fecha posterior. La disponibilidad de múltiples divisas e idiomas garantiza una experiencia de compra fluida para la clientela internacional.
04¿Existe un flujo específico para clientes corporativos en el segmento MICE?
La recogida de solicitudes de propuesta y la gestión de leads para demanda corporativa pueden integrarse en el sistema. Esta estructura permite al equipo de ventas cualificar y dar seguimiento a las oportunidades B2B con mayor rapidez.
05¿La tienda de eventos puede adaptarse a la imagen de marca del hotel?
Gracias a la arquitectura white-label, la interfaz de reserva puede personalizarse completamente con la paleta de colores, el logotipo y el tono de comunicación del hotel. El huésped no percibe en ningún momento que está operando en una plataforma de terceros.
06¿El sistema puede integrarse con el software hotelero existente?
icitech diseña a medida la arquitectura de integración para garantizar el flujo de datos con los sistemas de gestión de la propiedad (PMS) y las herramientas de gestión de ingresos. De este modo, los datos de eventos no quedan aislados de las operaciones de alojamiento.
07¿Pueden coordinarse varios departamentos dentro de la misma plataforma?
Cocina, equipo técnico, ventas y recepción pueden seguir desde un panel compartido las tareas asignadas a cada evento y su planificación temporal. Esta estructura reduce significativamente el volumen de correos internos y la carga de coordinación verbal.
08¿Cómo se supervisa el rendimiento de las ventas de eventos?
El panel analítico permite monitorizar métricas como qué tipos de evento generan más ingresos, qué fechas se agotan y cuáles son las tasas de conversión. Estos datos ofrecen una base sólida para las decisiones sobre nuevos productos y estrategias de precio.
09¿La solución es adecuada para hoteles boutique pequeños o solo para grandes establecimientos?
La arquitectura se configura de forma escalable en función del portafolio de eventos y la complejidad operativa, con independencia del tamaño del establecimiento. Tanto un hotel boutique con varios salones como un resort multisede pueden beneficiarse del mismo sistema.
10¿Cuánto tiempo requiere la implantación y qué se necesita para comenzar?
El plazo se determina de forma específica para cada proyecto en función de variables como el número de categorías de evento, los requisitos de integración y la infraestructura de pago existente. icitech analiza el flujo operativo actual en la fase inicial y orienta la configuración a partir de ese diagnóstico.
07 Contacto