Producto Soluciones para turismo y hostelería
Soluciones de Check-In Móvil y Alojamiento sin Contacto
icitech ofrece a directores de operaciones hoteleras y responsables tecnológicos la solución icibot Mobile Check-In, que digitaliza el proceso de entrada desde la confirmación de la reserva: el huésped completa sus datos de registro, firma el formulario digital y finaliza los pasos del check-in desde su propio dispositivo antes de llegar al establecimiento.
02 El problema
Un flujo digital que traslada la carga de recepción a la fase pre-arrival
El check-in tradicional genera colas en recepción en los momentos de mayor ocupación. El huésped vuelve a facilitar sus datos de identificación, cumplimenta formularios en papel y escucha la presentación del hotel, mientras el personal atiende a varios recién llegados al mismo tiempo. icibot Mobile Check-In resuelve esta fricción en el origen: una vez confirmada la reserva, se envía al huésped un enlace de check-in digital por correo electrónico, SMS o código QR. El huésped cumplimenta el formulario desde su móvil u ordenador, añade su firma digital y concluye la preparación de su llegada. El equipo de recepción puede así dar la bienvenida con menos carga administrativa y mayor atención personalizada.
03 Capacidades
Formulario de registro configurable según la organización y la normativa aplicable
Los requisitos de registro de huéspedes varían según el país, y las preferencias de recogida de datos difieren entre establecimientos. icibot ofrece el formulario de registro digital con una estructura configurable adaptada a las necesidades operativas del establecimiento y a la normativa local vigente. Los campos obligatorios, las preferencias opcionales y los mecanismos de consentimiento se diseñan en coherencia con la política de gobernanza de datos de la organización. La firma digital permite completar el formulario desde el teléfono o el ordenador, reduciendo la dependencia del papel.
Modelo de check-in híbrido: online, kiosco y asistido por personal
No todos los huéspedes prefieren el canal digital. El enfoque de guest journey de icibot toma ese hecho como premisa de diseño, no como limitación. El huésped que ha completado el formulario en la fase pre-arrival pasa por un flujo de recepción exprés; quien prefiere realizar el trámite en el momento dispone del self check-in mediante kiosco o de la atención asistida por personal. Esta estructura híbrida permite diseñar el servicio según perfiles distintos sin imponer la tecnología al huésped. Tanto en un resort como en un hotel urbano o en una cadena, el flujo de check-in se configura y proyecta de acuerdo con el modelo operativo de cada organización.
Oportunidades de upselling e ingresos adicionales en el momento del check-in
El check-in digital no es únicamente un proceso operativo. icibot permite presentar al huésped, en la propia pantalla de entrada, ofertas de mejora de categoría de habitación, spa, traslados u otros servicios complementarios. Estas propuestas se realizan cuando el huésped mantiene la máxima predisposición a la compra, en plena interacción con el establecimiento. De este modo, el proceso de check-in deja de ser un centro de coste para convertirse en un punto de contacto digital controlado y generador de ingresos.
04 Cómo funciona
Experiencia del huésped personalizada gracias a los datos pre-arrival
La información y las preferencias recogidas antes de la llegada pueden transferirse, con el consentimiento correspondiente, al CRM o a la capa de guest experience del establecimiento. Estos datos permiten personalizar las recomendaciones de conserjería, los contenidos de upselling y los mensajes de comunicación durante la estancia. El alcance del uso de los datos se diseña en conformidad con los mecanismos de consentimiento explícito y con la normativa de protección de datos aplicable, incluido el RGPD para los establecimientos que operan en el Espacio Económico Europeo.
05 Integración
Integración con el PMS y los sistemas corporativos del establecimiento
- CRM
icibot Mobile Check-In se posiciona para operar junto a la infraestructura de reservas y el PMS que el establecimiento ya tiene en producción. Las integraciones de verificación de identidad, sincronización de reservas, pago y CRM se diseñan a medida según la arquitectura existente de la organización. icitech aborda la arquitectura de integración no como una plantilla estándar, sino como un trabajo de ingeniería específico adaptado al entorno de sistemas de cada establecimiento.
06 Mismo grupo
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07 Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
01¿Puede el huésped completar el check-in antes de llegar al hotel?
Sí: a través del enlace enviado tras la confirmación de la reserva, el huésped completa todos los pasos de registro con antelación. Al llegar al establecimiento puede dirigirse directamente a su habitación.
02¿El formulario de registro digital se adapta a la normativa de cada país?
La estructura del formulario es configurable según las obligaciones legales y los requisitos corporativos de cada mercado. Las cadenas que operan en varios países pueden configurar ajustes específicos por ubicación.
03¿El huésped puede firmar el formulario desde su propio móvil?
El formulario de registro admite firma electrónica desde el dispositivo móvil del huésped sin necesidad de hardware adicional ni de descargar ninguna aplicación.
04¿Qué ocurre con los huéspedes que no utilizan el kiosco ni disponen de móvil?
La solución incluye la opción de check-in asistido por personal, de modo que se ofrece un flujo de bienvenida adecuado para cada perfil de huésped. La estructura híbrida no excluye a quienes no estén familiarizados con la tecnología.
05¿Es posible ofrecer mejoras de habitación o servicios adicionales durante el check-in?
Los pasos de upselling integrados en el flujo de check-in permiten proponer al huésped mejoras de categoría o paquetes adicionales. Esto representa una oportunidad de ingreso incremental para el establecimiento.
06¿Cómo se utilizan los datos recogidos en la fase pre-arrival?
Las preferencias e información obtenidas antes de la llegada pueden emplearse para personalizar la estancia del huésped. Así, buena parte de sus expectativas ya están cubiertas antes de que acceda a la habitación.
07¿La solución se integra con el PMS que ya tenemos en producción?
icibot Mobile Check-In ofrece soporte de integración con los sistemas de gestión hotelera de uso extendido en el mercado. Esta integración garantiza la transferencia bidireccional de datos de reserva y de huésped.
08¿Cuánto tiempo requiere la puesta en marcha del sistema?
El período de integración y configuración varía según la infraestructura existente del establecimiento, aunque habitualmente es un proceso de implantación breve. El equipo técnico de icitech acompaña al establecimiento durante todo el proceso.
09¿La solución está pensada únicamente para grandes hoteles?
Su arquitectura escalable la hace apta tanto para establecimientos boutique como para grandes cadenas hoteleras. Las opciones de configuración se adaptan a las necesidades de organizaciones de cualquier tamaño.
10¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos del huésped?
El sistema se construye sobre una infraestructura alineada con la normativa de protección de datos personales aplicable, incluido el RGPD. La transmisión de datos se realiza a través de canales cifrados.
08 Contacto