ICIEventIQ: Plataforma Corporativa de Gestión de Eventos con Inteligencia Artificial, a Medida de la Organización

ICIEventIQ no es un paquete de software con módulos fijos. El flujo de inscripción, el modelo de invitaciones, los segmentos de asistentes, la estructura del programa, la gestión de traslados y alojamiento, los métodos de check-in, la experiencia de contenido y los escenarios de atención al asistente se diseñan según la operativa de eventos propia de cada organización. La plataforma puede configurarse tanto para gestionar un único evento como para articularse como estructura central que coordina eventos distintos a lo largo del año. Esto es válido para agencias de eventos, empresas farmacéuticas y del sector salud, holdings, compañías tecnológicas, asociaciones e instituciones educativas. La solución se adapta al proceso de la organización; no obliga a modificar ese proceso para encajar en los límites de una licencia.

La capa de inteligencia artificial de la plataforma opera en dos canales de comunicación diferenciados. El asistente de evento basado en LLM responde en lenguaje natural a las preguntas de los asistentes sobre programa, ponentes, traslados y logística. El asistente puede configurarse con arquitectura RAG para trabajar exclusivamente con la información aprobada del evento; cuando se actualizan los datos de programa o logística, el asistente se alimenta de la misma fuente. La capa de comunicación con IA actúa como asistente virtual de voz o texto y reduce la carga del centro de atención. Las consultas complejas se derivan a un agente humano cuando es necesario; el resumen de la conversación se traslada a la pantalla del agente, de modo que el asistente no tiene que repetir su consulta.

El panel de gestión ofrece seguimiento del número de inscripciones, tasa de check-in, asistencia por sesión, solicitudes de soporte, resultados de encuestas y rendimiento de notificaciones. La IA convierte los avances operativos del día en un resumen de coordinación breve; las sesiones con baja asistencia o las consultas recurrentes sobre traslados se trasladan automáticamente a la dirección. Los datos de asistentes pueden integrarse con el CRM corporativo para su uso en comunicaciones con consentimiento previo, segmentación y campañas de seguimiento tras el evento. Los equipos comerciales pueden consultar, dentro de su nivel de acceso, a qué sesiones asistió cada cliente y qué contenidos despertaron su interés; la experiencia del evento deja de ser un paso aislado en el recorrido del cliente.

ICIEventIQ es un producto digital diseñado a medida de cada organización por los equipos de análisis, UX/UI, ingeniería de software, integración, datos e inteligencia artificial de icitech. El proyecto comienza con una fase de descubrimiento y análisis de procesos: se examina la arquitectura tecnológica y las fuentes de datos existentes en la organización, y se diseña la experiencia móvil y la arquitectura de integración necesarias. El proceso avanza a través de etapas de piloto, despliegue corporativo y mejora continua, sin obligar a la organización a modificar sus procesos para adaptarlos a los límites de una licencia.